Vous avez 248 messages

Vous avez 248 nouveaux messages…

…et une soudaine envie de jeter votre ordinateur par la fenêtre du bureau. Normal, répondre à ses emails devient de plus en plus chronophage. Pour rester à la fois réactif et productif, organisez-vous. Avec ces quelques recommandations, Keljob vous aide à gérer vos courriels plus intelligemment. Des conseils que vous n’hésiterez pas à « faire suivre », bien entendu.

Evitez l’emailite aiguë

Ne consultez pas vos emails toutes les cinq minutes. Réservez-vous des plages horaires dédiées. On ne sait jamais quand les messages arrivent, alors autant attendre qu’ils soient là. Car plus on consacre du temps à ses mails, moins on en consacre au reste. En France, chaque salarié passe en moyenne une heure par jour à traiter son courrier électronique.

Utilisez un logiciel de messagerie

Classement des emails, gestion des contacts, travail hors connexion, agenda, alertes,… les applications de messagerie (Outlook®, Thunderbird®, Eudora®, Lotus Note® etc.) restent plus rapides et plus pratiques que les webmails (Gmail®, Yahoo®, Hotmail® etc.) En les configurant, vous pouvez notamment y rassembler les boites de réception de plusieurs adresses email. En parallèle, rien ne vous empêche de garder une boite webmail. Celle-ci vous sera fort utile pour travailler à distance.

Créez des dossiers

Une messagerie, c’est comme une maison. Si vous laissez traîner vos affaires, ça devient vite le bazar. La solution ? Créez des dossiers thématiques pour classer vos emails au fur et à mesure. Par exemple, en fonction du type d’expéditeur, de la mission concernée, du produit impliqué, du niveau d’urgence,… Ces dossiers vous éviteront de chercher des aiguilles dans une grosse botte de foin. Vous pouvez ensuite établir des règles de filtrage, par expéditeurs, mots clés, destinataires,… (ex pour Outlook® : clic droit > créer une règle) qui classeront automatiquement vos nouveaux emails dans ces dossiers. Attention cependant à ne pas en abuser, vous devez toujours pouvoir visualiser vos nouveaux emails importants dans votre boite de réception. Les règles de filtrage conviennent aux newsletters mais pas aux courriels de vos clients...

Hiérarchisez les priorités

Du message de votre patron à l’invitation pour un pot entre collègues, tous les courriels ne revêtent pas la même importance. Hiérarchisez les priorités et répondez sous 24 heures à ceux qui demandent un traitement rapide. Pour les emails non prioritaires, demandez à votre logiciel de messagerie de vous alerter ultérieurement en attribuant des rappels aux courriels concernés (ex pour Outlook®: clic droit > Assurer un suivi > Ajouter un rappel). Ne tardez pas trop car un message non traité dans la semaine ne le sera probablement jamais.

Chassez les pourriels

On cherche à vous vendre du Viagra ? Normal, les spams envahissent nos boites, parfois à hauteur de centaines par jour et malheureusement, les filtres anti-spams sont rarement infaillibles. Lorsque vous identifiez un pourriel, bloquez son expéditeur en lui interdisant l’accès à votre compte (ex pour Outlook®: clic droit > Ajouter l’expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués). Vous pouvez aussi signaler les spams à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (www.signal-spam.fr), chargée de recueillir les plaintes contre ces publicités indésirables. À moins que vous ne cherchiez réellement une petite pilule bleue…

Anticipez votre absence

Vous partez en vacances ? Prévenez votre entourage ! Envoyez à vos interlocuteurs réguliers un court message indiquant votre date de retour et configurez votre logiciel pour qu’il expédie une réponse automatique aux personnes qui cherchent à vous joindre (ex pour Outlook® : menu Outils > Gestionnaire d’absence du bureau). Sinon, vous risquez de crouler sous les courriels à votre retour. Plus que votre popularité, cela démontrera surtout votre manque d’organisation.

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